Documenter un processus en moins de 10 minutes

10 minutes seulement? Pas possible!

Oui, c’est possible ! Demandons-nous la question suivante : à quand remonte la dernière fois où notre patron nous

Documentation Centre

Image via Wikipedia

a alloué une semaine complète à simplement rédiger de la documentation ? Décrire des processus internes, participer au wiki ou au blog corporatif, rédiger un manuel de formation pour les nouveaux employés ?

À moins que votre métier ne consiste justement à ne faire que de la rédaction, il est probable que vous répondrez, comme moi, «jamais».

Pourtant, il est facile d’intégrer la rédaction de documentation (de tout acabit, d’ailleurs) à l’intérieur de notre routine quotidienne.

En mettant en pratique la petite procédure toute simple que je vous propose, un travailleur peut contribuer largement à la bibliothèque corporative. Beaucoup plus que l’on ne peut l’imaginer, par ailleurs.

1 page, deux étapes de 5 minutes

Ma technique est toute simple. Pour documenter un processus, il suffit de prendre deux blocs de cinq minutes par jour. Faites cela quotidiennement, et au bout d’une année vous aurez passé l’équivalent d’une semaine complète à rédiger.

  1. Une seule page par sujet.
    Peu importe s’il s’agit d’une procédure technique, d’un protocole d’embauche, d’une marche à suivre pour armer un système d’alarme, etc. Chaque documentation pour un sujet précis ne DOIT PAS dépasser une page Word. Pour y arriver, il faut rester concis. Au début, cette méthode pourra sembler difficile pour les esprits volubiles. L’un des dangers avec la documentation corporative, c’est qu’elle devient rapidement obsolète et lourde. En se limitant à une seule page, l’on réduit considérablement le coût de maintient de la documentation. De plus, cet exercice de style nous oblige à revoir notre façon de faire. Est-ce que notre procédure est trop complexe? Comment faire pour l’alléger? Juste en soi, cet exercice est extrêmement profitable.
  2. Une seule action par étape.
    Il s’agit simplement de décrire, de façon la plus concise possible, l’étape à faire, la manœuvre à exécuter. Etre précis dans les indications, sans en expliciter les tenants et aboutissants. Rappelons-nous, l’objectif premier de cette documentation est de permettre à un pair d’exécuter la tâche le plus rapidement possible pour arriver au résultat souhaité.
  3. Une seule phrase explicative par étape.
    On ajoute une petite phrase explicative qui peut donner des indications sur la nature de l’action décrite au point 2. Parfois, cette phrase supplémentaire peut servir à mettre en perspective l’important de cette étape, ou en expliquer la nature. Cette seconde phrase ne devrait contenir aucune action, simplement une petite précision ou une justification sur les besoins qui ont conduit à cette opération.

Si votre procédure contient 20 étapes, vous aurez donc 40 phrases à rédiger. Avec le temps, on apprend à rendre nos phrases encore plus précises, courtes, et bondée de sens. Elles deviennent un manuel d’instructions ultra-précise et rapides à suivre. N’hésitez surtout pas à utiliser les listes à puces et à numéros; elles rendront la compréhension de la procédure encore plus intuitive.

Dans notre premier bloc de 5 minutes, on définit chaque étape du processus par quelques mots. Ces mots deviendront très aisément vos phrases d’actions (point deux ci-haut).

Dans le second bloc de 5 minutes, on explicite chaque étape.

Si une étape nécessite plus d’une phrases, c’est plutôt que l’on a affaire avec deux étapes, il faut les scinder !

Briser les vieux préjugés

Les première fois que l’on essais cette technique, on trouve qu’une seule phrase n’est pas assez ; On veut ajouter plein de détails ! Soyons forts et courageux ! Coupons des mots. Coupons les objectifs. Soyons robotiques ! Imaginons que nous donnons nos instructions à un enfant de huit ans! En entreprise, il semble souvent contre nature de rédiger des procédure aussi courtes. Pourtant, tout le monde y gagne. Nous développon un fort sentiment de fierté en voyant tout ce que l’on a pu documenter en une seule semaine.

En 10 minutes, nous avons le temps d’écrire beaucoup plus que l’on ne pense !

Faites l’exercice et vous verrez !

Au bout du compte, une bibliothèque corporative bien entretenue sera un gage d’avancement et se traduira par une augmentation de la productivité de toute l’équipe. Combien de temps avez-vous perdu cette année à chercher une méthode pour accomplir une action précise ? Si tous vos compagnons de travail et vous-même avait pris 10 minutes par jour pour documenter vos processus, auriez-vous sauvé du temps ? Un peu, beaucoup, moyennement ?

Laissez vos commentaires, je suis très intéressé de connaitre vos méthodes de documentations !

Publicités
Tagué , , , , ,

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

%d blogueurs aiment cette page :