La règle des 3 minutes

La mémoire est une faculté qui oublie

La semaine passée, mes collègues et moi étions ensemble pour une journée de réunion complète. Nous faisons

A light bulb

Image via Wikipedia

cela une fois par année, en janvier, afin de faire le récapitulatif de l’année précédente et orienter nos décisions et notre planification pour la nouvelle année. Au fil des discussions, un de mes collègues a prit la parole et m’a cité:

«Je ne suis plus certain si c’est Denis qui avait dit ça, mais j’essais de faire son truc: si un courriel prends moins de trois minutes à régler, règle-le tout de suite comme ça tu ne prends pas de retard.»

Ça a résonné dans ma mémoire, et je crois effectivement que j’avais partagé ce truc avec mon collègue. Par contre, je n’arrive plus à me souvenir où j’avais entendu cela. J’ai essayé de trouver des références sur le sujet sur le web, et à ma grande surprise, je ne l’ai pas trouvé tel quel, mais j’ai trouvé plusieurs autres astuces dans le même genre.

« Mon » truc des 3 minutes est bien simple, et il a fallu que mon collègue en parle de vive voix pour que je prenne conscience que je l’applique depuis plusieurs années. En fait, je ne m’en rendais même plus compte. Cela ne prends que quelques secondes pour ‘scanner’ rapidement le contenu d’un courriel et estimer si une réponse, une courte recherche ou une autre action peut être faite en moins de 3 minutes.

Il faut bien prendre conscience que chaque courriel qui demeure dans l’inbox commence à gruger du temps. Plus vite il est traité et fermé, moins il hypothéquera mon temps de travail. J’ai donc développé au fil du temps la discipline de répondre/fermer/classer chaque courriel que je reçois, si j’estime que tout cela peut être fait en moins de 3 minutes. Bien souvent, trente secondes à peine suffisent, et dans une seule pause de Pomodoro je peux maintenir ma boite d’arrivée très propre et organisée.

Les règles des trois minutes

Voici quelques autres règles que j’ai trouvées lors de ma recherche:

Sur le site d’UrbanDictionary, la règle des trois minutes concerne l’écoute envers un interlocuteur. La règle stipule qu’il faut toujours écouter pendant au moins 3 minutes la personne qui parle avant même de lui poser des questions ou de l’interrompre. Bonne idée!Écouter au moins 3 minutes

Si c’est trop long, supprimez!

Sur son blog, Eric Mack propose une variante un peu plus hardcore de ma règle des trois minutes: «Si un courriel prends plus de deux minutes à répondre, supprimez-le». Ouch! Mais la question a soulevé d’intéressantes discussions dans les commentaires. À lire!

3 minutes avant et 3 minutes après

Sur le blog HBR, une autre règle des trois minutes adresse un contexte tout différent. Pour bien comprendre les besoins des clients par rapport à notre produit/service, et pour adresser les difficulté qu’ils rencontrent, il suffit de leur demander ce qu’ils faisaient 3 minutes avant l’utilisation du produit/service, et ce qu’ils ont fait immédiatement après, dans les 3 minutes après leur utilisation. Une approche intéressante qui peut fournir plusieurs éléments de surprise!

En 3 minutes, on peut en faire des choses!

Thrifty Mrs, quant à elle, nous livre sur son blog une idée de tout ce qui peut être accompli en l’espace d’à peine 3 minutes – le temps d’une pause publicitaire à la télévision. Original!

Et vous, avez-vous vos propres règles des 3 minutes? J’aimerais vraiment les connaître!

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