Petit guide de survie pour une sale journée

post-it

Image by myrrh.ahn via Flickr

Mercredi dernier, j’ai eu une journée de fou au bureau. Vous savez, de ces journées où tous nos plans, tous nos objectifs doivent être mis de côtés à cause des imprévus. Et pas de ces petits imprévus que l’on peut facilement esquiver là! Oh non! Des imprévus majeurs. Pannes, bugs, déconnexions, plans d’urgences. Au pluriel. Du coup, on se dit que notre productivité tombe à l’eau. Ce ne sont généralement pas des journées très jolies, et tant sur le plan physique que psychologique, ce sont des journées éprouvantes.

Rapidement, le niveau de stress de l’équipe monte en flèche. On se sent tendus. On s’enfarge dans les fleurs du tapis parce qu’on veut aller trop vite. À la fin d’une telle journée, on a parfois l’impression de n’avoir rien fait. C’est faux, évidemment,mais ce que l’on a accompli n’a pas le mérite qui lui reviens. Voici mon petit guide de survie pour une journée de fou.

1. Accepter l’imprévu

Après quelques imprévus, on est généralement capable de comprendre que notre journée sera folle et « perdue ». Perdue par apport à nos projets en cours et aux objectifs que nous nous étions fixés. La première étape pour survivre à cette journée est d’accepter ça. Accepter que notre gros projet n’avancera pas aujourd’hui. C’est essentiel, car cette acceptation fera en sorte que l’on ne ruminera pas toute la journée contre tout ce qui se passe. Ça mettra aussi notre esprit dans un mode réceptif pour changer de chaise et de chapeau souvent au cours de cette folle journée.

2. Se faire de la place

Vous avez déjà essayé de garder un semblant d’organisation sur un bureau enseveli de papiers, de notes et de post-it? Votre bureau doit être dégagé. Gardez le minimum requis. Prenez cinq minutes pour faire de la place autour de vous. Faites attention de ne pas tomber dans un mode maniaque où tout doit être identifié, classé, rangé correctement, etc. Non, l’urgence de la situation commande simplement de se créer un espace de travail opérationnel. Si votre tableau de liège est plein de documents pour votre projet, enlevez-les, mettez-les dans une chemise en carton et rangez tout ça dans un tiroir. Il sera facile demain de les remettre en place. Pour le moment, votre tableau de liège servira de centre de commandement pour toutes les urgences qui surviennent. Croyez-moi , vous vous remercierez d’avoir fait ça.

3. S’approvisionner en  carburant

Que vous soyez plutôt du type café, boisson gazeuse, barre de chocolat, GORP, prenez cinq minutes pour faire le plein. Si vous avez des fruits séchés ou autre friandises énergisantes cachées dans un tiroir de votre bureau, sortez-les. Évitez les aliments lourds et gras qui auront un effet contraire et réduiront votre niveau d’énergie. Évitez aussi les boissons apaisantes, comme le thé vert ou la tisane à la camomille. Vous pourriez être perçu négativement par vos collègues s’ils ne vous jugent pas assez éveillés pour faire face à la situation! 😉 Ceci dit, pour certaines personnes, un bon thé vert offre un apaisement de l’esprit qui leur permet de surmonter le stress. Allez-y avec ce qui est efficace pour vous. L’important est de ne pas tomber à plat par manque d’énergie!

4. Éliminer les distractions

Fermer Twitter! Fermez Facebook! Au rancart les médias sociaux, les blogs, tous les sites ou les applications qui peuvent nuire à votre concentration. Fermez votre radio, stoppez votre musique en ligne, votre iPod ou l’intercom musical de votre poste téléphonique. Votre esprit tout entier doit être orienté vers un seul objectif, régler les problèmes un par un , au plus vite. N’offrez pas à votre esprit l’occasion de vagabonder!

5. Être prêt à ne pas compléter une tâche en entier.

En mode urgence, il arrive souvent qu’une solution ‘acceptable’ soit la meilleur solution. Cela va à l’encontre du développement auquel je me suis habitué lorsque je fais mes sprints de SCRUM. Mais en situation de crise, et surtout si votre travail a un impact sur vos clients, il est important de réaliser qu’une situation de dépannage peut avoir une réelle valeur à leurs yeux. Cela vous permettra  de laisser retomber un peu de poussière tout en démontrant à vos clients que votre priorité est leur efficacité à eux – pas la vôtre. En étant capable de fonctionner malgré les pépins, vos clients seront plus enclins à laisser un peu de temps à l’équipe pour que le problème soit réglé de la meilleure façon par la suite.

6. Prendre des notes

L’un des pire dangers qui peut se pointer dans une journée de fou comme ça, c’est de se fier à sa mémoire à court terme. Rien de pire que d’entendre:

«Pas besoin de de le prendre en note, je le fais dans deux minutes.»

Il y a fort à parier que dans deux minutes, nous aurons autre chose en tête, parce que c’est bien connu: dans une journée de fou, les problèmes surgissent sans crier gare et s’accumulent très rapidement! À défaut d’avoir à portée de main votre tableau de liège où vous pourrez coller/épingler des post-it au fur et à mesure, munissez-vous d’une bonne vieille tablette de papier. Vous pourrez tout noter, en ordre séquentiel, et biffer au fur et à mesure ce que vous pouvez désormais oublier.

7. Célébrez vos petites victoires

N’hésitez pas à fêter chaque petit problème résolu. Partagez, rapidement , vos succès avec vos collègues. Si votre équipe a mis une heure à régler une situation d’urgence importante, il est d’autant plus valorisant de partager votre succès avec les autres. Envoyez un petit courriel à vos collègues, ou faites un petit message à l’intercom. Toute l’équipe en sera ragaillardie, et ceux qui n’ont pas été impliqués apprécieront de savoir que la situation se résorbe grâce à vos efforts. D’un point de vue personnel, cette petite démarche vous aidera à combattre le découragement et à garder une attitude positive tout au long de la journée!

Quand on se rend compte que ça va être une journée de fou, ça peut souvent être très décourageant, voir frustrant. En mettant en application un ou plusieurs de ces petits trucs, vous pourrez vous aider à la fin de la journée à revoir les choses en perspective, et à être fiers de vous. Vous avez été performant aujourd’hui, malgré tout. Ne l’oubliez pas!

Quels sont vos trucs à vous pour passer à travers les journées difficiles? J’aimerais bien les connaître!


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